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作业文件是程序文件的支持性文件。作业文件可以包括作业指导书、操作规范、工艺流程图表、技术说明、规章制度、规定办法等。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动，主要供各项具体活动和具体岗位的管理和操作人员使用。为了使各项活动具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交代清楚的活动，就不需要再编制作业文件。作业文件必须与采用要素的程序相适应，为配合程序文件的执行，引用某些现有的、专门性的技术规范或企业内部的操作贯例、制度规定等，作为对程序文件的补充、细化，但不能脱离程序另一搞一套作业文件。国家、行业、组织的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和由谁来做，何时，何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即“5W+1H”原则。
1. 作业文件编写要求
企业现行的规章制度、规定、办法等文件，很多具有与作业文件相同的功能，但也有其不足之外，应该以质量管理体系有效运行为前提，以作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，摘其有用、删除无关，按作业文件内容及格式要求进行改写。
根据质量管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定作业文件明细表，明确各部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善的作业文件。由于各企业的规模、机构设置和生产实际不尽相同，因此，程序文件的数量，内容也不相同，即使程序相同，但由于其详略程度不同，其作业文件的多少也不尽相同。
2. 作业文件内容和格式
作业文件的编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别，标题应明确说明开展的活动及其特点。
1)目的和使用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围；
2)职责：指明实际实施文件的部门、职责、权限、接口和相互关系；
3)管理内容：是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干、什么时间干、什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施，必须时辅以流程图;安规认证
4)更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件，则应一起组织更改
5)相关程序、文件和记录：指需引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录。
